Obsadzanie różnego rodzaju stanowisk, zwłaszcza przynoszących zyski, zawsze budziło wiele emocji. Te uczucia towarzyszyły również obsadzie pocztowych funkcji urzędniczych w nowożytnej Rzeczypospolitej. Sejmiki wojewódzkie oraz rady miejskie tworząc partykularne urządzenia pocztowe wyznaczały na stanowiska pocztmistrzowskie swoich reprezentantów, określały ich pensje i zakres obowiązków. Zabiegały o obsadę pocztamtów, to jest dawnych urzędów pocztowych swoimi przedstawicielami, którzy cieszyli się zaufaniem i powszechnym szacunkiem szlachty lub patrycjatu miejskiego. W grę wchodziła bowiem piecza nad korespondencją klienteli najbardziej zainteresowanej dyskrecją, nad jej interesami handlowymi oraz zabiegami o zaszczyty i funkcje publiczne.
Inaczej wyglądała sprawa z obsadą stanowisk pocztmistrzów generalnych, których nominował król. Na jego decyzje starali się wpływać przedstawiciele grup reprezentujących różne interesy dworskie. Początkowo królowie zawierali z kandydatami na dyrektorów generalnych pięcioletnie kontrakty na prowadzenie poczty oraz zapewnienie obiegu korespondencji dworskiej, w zamian za określone świadczenia na rzecz „przedsiębiorcy” pocztowego. Poczynając od poł. XVII wieku, obsada stanowisk była bardziej stabilna, a osoby obejmujące funkcję szefów poczty pełnili swe obowiązki od momentu nominacji aż do śmierci.
Nie inaczej kwestia wyglądała również w czasach stanisławowskich, to jest w okresie największego rozkwitu poczty okresu nowożytnej Rzeczypospolitej. Warto zaznaczyć, że Stanisław August nominował i podpisywał patenty na stanowiska pocztmistrzowskie osobiście, choć zazwyczaj kandydata na daną funkcję desygnowała sama poczta. Pocztmistrzowie dobierali sobie współpracowników w osobach sekretarzy i pisarzy, którzy pomagali im w realizacji czynności pocztowych oraz pocztylionów ekspediujących korespondencję.
Strukturę dyrekcji generalnej poczty zorganizowano na wzór poczty pruskiej. W jej skład wchodził, obok dyrektora, również komisarz oraz kontroler generalny poczty, a także sekretarze, którzy zajmowali się obsługą pocztowej kancelarii. Od 1764 roku objęcie stanowiska pocztmistrza, będącego odpowiednikiem dzisiejszego naczelnika urzędu poczty, zależało od spełnienienia określonych warunków. Poza umiejętnością pisania i czytania, należało uiścić kaucję w wysokości (przewidywanego) trzymiesięcznego dochodu uzyskiwanego przez daną placówkę z działalności usługowej. Król i dyrekcja poczty gwarantowali pocztmistrzom stabilność zatrudnienia, a w praktyce stanowisko mogli oni stracić jedynie w konsekwencji nadużyć lub po złożeniu rezygnacji, poczatkowo (od 1764 roku) na trzy miesiące, a potem (od 1777 roku) na sześć miesięcy przed planowanym odejściem ze służby. Często stanowiska pocztmistrzów były pełnione przez członków jednej rodziny; po ojcu obejmował stanowisko syn, a czasami po zmarłym mężu - żona. Tak było np. w Kaliszu, gdzie stanowiska pocztmistrzów piastowali Orzechowscy, i w Rzeszowie, gdzie z kolei pocztą zawiadywał ród Oberländerów. Poczmistrzami w Rzeczypospolitej byli zarówno Polacy, Litwini, Rusini, jak i Niemcy, katolicy, Żydzi i wyznawcy innych religii. Kwestie wyznaniowe i narodowościowe nie stanowiły istotnej przeszkody przy obejmowaniu pocztowych urzędów, mimo rozlicznych sporów prowadzonych w tej sprawie na sejmach i sejmikach.
