Ponad rok temu – 7 lutego 2017 r. – odbyła się pierwsza narada koordynacyjna członków zespołu, odpowiedzialnych za powodzenie projektu „Restauracja i zabezpieczenie symbolu polskiego dziedzictwa kulturowego – Muzeum Pałacu Króla Jana III w Wilanowie”.
W ten sposób oficjalnie rozpoczęte zostały prace nad projektem, składającym się z 8 zadań dotyczących różnych dziedzin, które realizowane są przez 10-osobowy zespół kuratorów, wspierany na co dzień przez kolejnych kilkanaście osób, pracujących w różnych działach muzeum. Spotkania kierownika projektu z kuratorami zadań, a do końca marca odbyło się ich już 46., organizowane są cyklicznie, raz w tygodniu. Są one ważnym źródłem informacji o postępie prac w ramach poszczególnych zadań, okazją do przekazania przez kuratorów informacji o sukcesach i pojawiających się problemach, dotyczących np. wdrażania harmonogramu, czy kwestii związanych z wyborem wykonawców. Z każdej narady koordynacyjnej spisywana jest notatka dotycząca podjętych ustaleń, będąca potwierdzeniem skutecznego zarządzania projektem.
Niewątpliwie wymiana myśli, uwag a czasem również „burza mózgów”, służące rozwiązywaniu pojawiających się problemów, są często najlepszą, choć nie zawsze najprostszą formą transparentnego „prowadzenia” projektu, zwłaszcza przy wielości wyzwań w różnych obszarach. Pozwala to zarówno na stały przepływ informacji, jak również na utrzymanie dobrego tempa realizacji projektu - często powodzenie danego zadania jest warunkowane postępami w ramach innego działania. Bez wątpienia regularne spotkania wpływają również na integrację zespołu zadaniowego.
Przed nami jeszcze wiele spotkań, uzgodnień, ustaleń, burzliwych dyskusji, wypitych kaw. Spodziewane efekty i coraz bliższy finał realizacji wszystkich przedsięwzięć na pewno warte są czasu i energii, poświęconych projektowi i wspólnym rozmowom na jego temat.
