Silva Rerum Wybitny szesnastowieczny prawnik Jakub Przyłuski określił kanclerza jako oko, ucho, ręką króla. O tym, że był to jeden z najważniejszych urzędów w dawnej Polsce świadczy fakt, że nominacja kanclerska mogła mieć miejsce jedynie podczas sejmu. Wyjątkowo monarcha mógł dokonać takiej nominacji między sesjami sejmowymi, ale tylko za wiedzą senatu.
Kanclerze działali już na dworze pierwszych Piastów i z reguły byli to duchowni. Spowodowane to było faktem posiadania odpowiedniego wykształcenia i znajomości języka łacińskiego, w którym pisano dokumenty. Z czasem stan taki uległ zmianie i świeccy również zaczęli piastować ten urząd. Zwyczajowo ustaliła się zasada „alternaty”, polegającej na przemienności sprawowania urzędu, po kanclerzu duchownym następował świecki, a następnie po świeckim – duchowny. Dla Korony potwierdziła to konstytucja sejmowa z 1507 roku. Na Litwie nie obowiązywały te ograniczenia. Prawo o incompatibiliach zastrzegało, że kanclerzem nie może zostać arcybiskup gnieźnieński oraz biskupi: krakowski, kujawski, płocki, poznański i warmiński. W 1768 roku zakaz zawężono do prymasa i biskupów krakowskiego oraz kujawskiego. Kanclerzem nie mógł zostać także wojewoda i kasztelan. Zasada ta nie była jednak rygorystycznie przestrzegana i chwytano się najprzeróżniejszych wybiegów, by ją ominąć. Ciekawy fortel zastosował biskup warmiński Michał Radziejowski w 1685 roku. Zrzekł się wówczas fikcyjnie swego biskupstwa i objął natychmiast po objęciu podkanclerstwa.
Kanclerz i jego zastępca podkanclerzy kierowali kancelariami większą i mniejszą, opatrując pieczęciami większą (kanclerz) i mniejszą (podkanclerzy) dokumenty wydane prze króla. Dokumenty te zyskiwały moc prawną wyłącznie po zaopatrzeniu je w pieczęć, toteż wielokrotnie dochodziło do zadrażnień pomiędzy władcą a pieczętarzami, ponieważ ci mogli odmówić przystawienia pieczęci o ile uznali, że dokument jest niezgodny z prawem. Władza pieczętarzy ustawała podczas bezkrólewia. Pieczęcie władcy były wówczas niszczone nad grobem monarchy i sporządzane nowe już po wyborze nowego króla.
Konieczność pieczętowania królewskich dokumentów wymagała stałej obecności u boku króla jednego z pieczętarzy. Utarł się zwyczaj, że obaj pieczętarze spędzają przy boku monarchy po pół roku.
Funkcję kanclerza i podkanclerzego musiały pełnić osoby obeznane z prawem i sprawami wewnętrznymi oraz polityką zagraniczną. Według konstytucji sejmu niemego z 1717 roku, byli strażnikami poczynań króla. Mieli czuwać nad tym, by monarcha samowolnie nie wypowiadał wojen, przestrzegał praw i dbać, by w wewnętrzne sprawy kraju nie ingerowali obcy dyplomaci.
Dualistyczne państwo polsko-litewskie posiadało podwójny zestaw, formalnie różnych urzędników. Tak było i z urzędem kanclerskim, wprowadzonym na Litwie w 1504 przez Aleksandra Jagiellończyka. Zasada terytorialności mówiła, że prawo przystawiania pieczęci do monarszych dokumentów posiada pieczętarz właściwy miejscu w którym przebywa władca.
Kanclerz związany był z osobą króla, toteż zobowiązany był do przemów w jego imieniu zarówno na sejmie, jak i podczas audiencji wysłanników obcych państw. Konieczne więc było znakomite rozeznanie w sprawach państwa, prawach i umiejętności tak cenionej w Polsce sztuki – przemawiania. Po zakończonym sejmie kanclerz odpowiadał za ogłoszenie drukiem konstytucji sejmowych i rozesłania ich sejmikom relacyjnym.
Wśród wielu innych kompetencji kanclerz wypełniał także rolę sędziego w sądach asesorskich, zwanymi zadwornymi, na których orzekano w spawie sporów granicznych pomiędzy dobrami królewskimi i prywatnymi. Sąd ten był również najwyższą instancją dla miast królewskich. Sądy te zbierały się w razie potrzeby, dopiero w 1776 roku ustalono stały termin i miejsce rozpraw. Od tej pory asesoria koronna miała zbierać się w Warszawie od 1 listopada do 30 kwietnia.
Teoretycznie kanclerz nie pobierał wynagrodzenia za swą służbę. Ustalił się jednak zwyczaj przekazywania mu dobrowolnych datków, które przyspieszały wystawienie dokumentu czy przywileju. W XVIII stuleciu dochodziło do poważnych nadużyć i kanclerze wystawiali przywileje na ten sam urząd kilku osobom. Działo się tak czasem za zgodą króla, ale najczęściej za jego plecami. Samowolne praktyki wystawiania dokumentów miały miejsce już za Zygmunta Augusta, dlatego też monarcha ten, zastrzegł, że dokument jest ważny wyłącznie z jego osobistym podpisem.
Olbrzymiej pracy kancelaryjnej oczywiście kanclerz nie był w stanie wykonywać sam. W kanclerskiej kancelarii pracował cały zastęp sekretarzy, pisarzy i kancelistów, na czele których stał regens lub regent. Przygotowane dokumenty i wpisywano je do metryk: koronnej i litewskiej, którymi opiekowali się metrykanci. Ciekawe, że kanceliści za swe usługi nie pobierali formalnego wynagrodzenia. Mogli za to liczyć na wdzięczność petentów, którzy potrafili się wywdzięczyć za szybko sporządzony przywilej. Pracownicy kancelarii związani byli z osobą kanclerza, każdy nowy kanclerz mógł ich zastąpić swoimi nominatami. Wyjątek nastąpił za czasów Jana III, kiedy to dożywotnio swe funkcje sprawowali Marcin Ładowski i Mikołaj Schultz.