Sejm konwokacyjny w styczniu 1573 roku zajął się szczegółowym opracowaniem przepisów obowiązujących na warszawskim polu elekcyjnym i w okolicach miasta, gdzie oczekiwano licznego zgromadzenia szlachty. Wypracowane wówczas przepisy powtarzano później w konstytucjach kolejnych sejmów konwokacyjnych, od czasu do czasu dodając nowe reguły.
Miejscem elekcji – z powodu centralnego położenia w Rzeczypospolitej – była zawsze Warszawa. Zmieniało się tylko dokładne miejsce; pierwsza elekcja miała miejsce na Kamionku, na wschodnim brzegu Wisły. Lokalizacja ta okazała się jednak niepraktyczna, bowiem większość elektorów stanowili Koroniarze, którzy codziennie musieli pokonywać jedyny na Wiśle most. Przeniesienie elekcji na pola podwarszawskiego wówczas folwarku Wola już w czasie elekcji Stefana Batorego, stanowiło racjonalny sposób poradzenia sobie z niedostatkami ówczesnej infrastruktury. Na Kamionek powrócono już tylko raz, w październiku 1733 roku, gdy pod czujnym okiem wojsk rosyjskich, nieliczna opozycja wobec wybranego kilka dni wcześniej na Woli Stanisława Leszczyńskiego, wyniosła na tron Rzeczypospolitej Augusta III Sasa.
Od elekcji Stefana Batorego kształtował się obraz pola elekcyjnego, znany nam najlepiej z obrazów Canaletta przedstawiających elekcję Stanisława Augusta Poniatowskiego w 1764 roku. Jego centralny punkt stanowiła prostokątna przestrzeń o wymiarach 178 na 267 metrów otoczona wykopem. Poza kołem, jak określano w wówczas elekcyjny plac – w polu, jak mawiano – gromadzili się szeregowi uczestnicy elekcji, szlachta ustawiona województwami, zgodnie z tradycyjnie obowiązującą ich hierarchią. Przestrzeń wewnątrz okopu dzieliła się na dwie nierówne sobie części. W części większej zasiadali pod gołym niebem posłowie ziemscy, w części mniejszej budowano szopę, w której obradował senat. Zastąpiła ona namiot królewski stojący w centrum koła podczas elekcji na polach kamionkowskich w 1573 roku. Szopa to budynek drewniany, tarcicami od deszczu i słońca przykryty, z boku zaś oponami (czyli materiałem) zasłaniany (Gotfried Lengnich), o rozmiarach około 42 na 15 metrów (tutaj historycy nie są zgodni, ale szopy nie wznoszono wedle ścisłego planu, więc jej rozmiary mogły się różnić podczas poszczególnych elekcji), o wysokości – liczonej wraz ze spadzistym dachem - dochodzącej do 13 metrów. Na obrazie Canaletta i na planie zamieszczonym w diariuszu elekcji Stanisława Augusta Poniatowskiego widzimy jeszcze cztery namioty: jeden dla prymasa, jeden dla nadzorującego przebieg elekcji marszałka koronnego, dwa pozostałe dla straży marszałkowskiej i marszałka izby poselskiej. Nie można jednak wykluczyć, że na poszczególnych elekcjach, poza okopem stawiano więcej namiotów, w których obradowali przedstawiciele poszczególnych prowincji lub wyłonione przez sejm komisje. Wzmianki w źródłach wskazują, że owe „nadliczbowe” namioty faktycznie stawiano, a pole elekcyjne ciągnęło się jeszcze długo za okopem. Na pole elekcyjne prowadziły trzy duże bramy: wschodnia, przez którą wchodzili Litwini, zachodnia – przeznaczona dla posłów wielkopolskich i środkowa – dla Małopolan.
Tutaj należy się wyjaśnienie dotyczące roli posłów podczas sejmów elekcyjnych, na których obowiązywała przecież zasada viritim (każdy szlachcic mógł wziąć w niej udział). Konieczność wybierania posłów brała się stąd, że przy braku nagłośnienia trudno było oczekiwać, by treść przemówień mogła być słyszana przez wszystkich zainteresowanych. Jako na wolnej elekcji wszystkim by poselstw słuchać przystało, jedno przez wielkość ludzi, którzy się zjadą zda się nie podobna rzecz, aby każdy posłów słyszeć mógł, daleko od onego miejsca stojąc, gdzie będą poselstwa sprawować, pisano w konstytucji sejmu konwokacyjnego uchwalonej przed pierwszą elekcją. Stąd logiczną konsekwencją było aby: wołania tumultu żadnego nie było tedy zda się aby z województw pewne osoby przez obywateli województw były oznaczone do pilnego przesłuchania wszystkich poselstw, a potem jeśli potrzeba, żeby poselstwa posłowie na piśmie oddawali, zatem w województwach wszystkich czytane były. Tak więc posłowie pełnili rolę pośredników pomiędzy tym co rozgrywało się w senatorskiej szopie i w kole, a rzeszami szlachty stojącej za okopem. Zaznaczyć jednak trzeba, że każdy uczestnik elekcji mógł wejść na teren zarezerwowany dla posłów i przysłuchiwać się dysputom. Nad tym by nie zapanował wewnątrz koła nadmierny ścisk, czuwać miała straż marszałkowska.
Bliższe przyjrzenie się otoczeniu pola elekcyjnego na obrazach przedstawiających elekcje z końca XVII i z XVIII wieku pozwala dość precyzyjnie ustalić jego położenie. W tle obrazów Canaletta widać wiatraki, stojące w okolicach dzisiejszej ulicy Młynarskiej oraz majaczący w głębokim tle zarys Pałacu Rzeczypospolitej (Pałacu Krasińskich, zbudowanego przez Tylmana z Gameren). Rzecz jasna, widoczne z boku góry są już tylko wykwitem wyobraźni malarza, bo elekcje rozgrywały się przecież na mazowieckiej równinie. Współcześni historycy lokalizują pole elekcyjne u zbiegu dzisiejszych ulic Obozowej, Gostyńskiej, Banderii i Sołtyka. Nazwa Koło, niewątpliwie pochodząca od koła elekcyjnego, w wieku XIX uwolniła się od swej pierwotnej konotacji i przesunęła na zachód w stosunku do oryginalnej lokalizacji. Oczami wyobraźni można dostrzec tłum Wielkopolan idących od strony Obozowej, Małopolan podążających Wolską i Płocką ku południowej bramie oraz Litwinów, którzy pokonawszy most, wyszli na dzisiejszą Mostową, by wspiąwszy się na wiślaną skarpę wzdłuż Leszna i maleńkiej ulicy Wolność, iść prosto ku trzeciej bramie elekcyjnego pola. Wykop i bramy budowano celowo, aby uniemożliwić wjeżdżanie konno lub powozami do wnętrza koła elekcyjnego. Skierowanie zaś przedstawicieli trzech głównych prowincji Rzeczypospolitej przez trzy bramy miało zapobiec nagłemu ujawnieniu się regionalnych niechęci.
Porzućmy jednak wyobraźnię i powróćmy do twardych faktów. Nad organizacją elekcji czuwał marszałek wielki koronny. Do jego zadań należało – poza nadzorem nad przygotowaniem pola elekcyjnego – rozmieszczenie przybywającej na elekcję szlachty na kwaterach oraz zadbanie o komunikację przez rzekę.
Tej ostatniej służył podczas pierwszych elekcji most warszawski zbudowany w latach 1568-1573 przez Erazma z Zakroczymia. Miał on około 500 m długości i 6 m szerokości. Posadowiony był na 18 zabezpieczonych przed krą podporach stałych oraz 5 (od strony praskiego brzegu) podporach pływających, umożliwiających otwarcie drogi dla większych statków. Korzyści z mostu warszawskiego najlepiej oddaje fraszka Jana Kochanowskiego:
Pierwejem zawżdy szeląg nad potrzebę chował,
A dziś i tenem przepił, bo idąc do domu
Najpóźniej, od przewozu nie płacę nikomu.
Niestety konstrukcja ta przetrwała tylko 30 lat. Kilkakrotnie zrywana przez krę i naprawiana, rozpadła się ostatecznie w 1603 roku. Zadziwiające, że w stołecznej już wówczas Warszawie nie pomyślano o budowie kolejnej stałej przeprawy. Czyżby lobby przewoźników promowych okazało się za silne?
Począwszy od 1632 roku o budowę tymczasowego mostu posadowionego na łodziach zadbać musiał marszałek wielki koronny, czerpiąc środki ze skarbu koronnego (2/3 kosztów) i litewskiego (reszta). Łodzie rekwirowano mieszkańcom Warszawy, z których wielu – aby uniknąć tego wątpliwego zaszczytu - przed terminem elekcji spławiało swe wodne pojazdy do Płocka. Co najdziwniejsze, po zakończeniu elekcji most rozbierano, pozostawiając stołeczny gród na pastwę przewoźników wiślanych. Rzecz jasna w tym czasie na moście obowiązywały specjalne przepisy ruchu i podchmieleni poeci nie mogli swobodnie się po nim poruszać.
Aby żaden nie śmiał od siodmey do dziewiątey godziny na pułzegarzu [zegarze] do Warszawy na most wjeżdżać, ani w ulicach w mieście, ani na przedmieściu zacieśniać, zwłaszcza wozami, także od trzeciey do piątey po południu, z Warszawy przez most z wozem jachać: a to dla zatarcia i zaciśnienia IchMciow tych, którzy z tamtej strony ku sprawom Rzeczypospolitey zjeżdżają się, i zaś tam na swe stanowiska wracają się, czego czeladź IchMciow Panow Marszałkow ma przestrzegać, a jeśli się od nich o to któremu woźnicy laską dostanie, nie ma to ich panów obrażać [ ...] – głosiła konstytucja sejmu konwokacyjnego w 1573 r. o porządku podczas elekcji.
Powróćmy jeszcze na chwilę do kwater rozdzielanych przez marszałka uczestnikom elekcyjnych zjazdów. Tradycyjnie, jak już powiedziano, Litwini kwaterowali na wschodnim brzegu Wisły. Marszałek przydzielał zwykle po jednej lub kilka wsi przedstawicielom poszczególnych powiatów. Kwatery sięgały aż po Kobyłkę i nawet dalej. Nic więc dziwnego, że nie wszyscy przybysze codziennie zjawiali się w kole na Woli. Koroniarze stali w mieście i na zachodnim brzegu Wisły, aż po Błonie na zachodzie, Czosnów i Łomną na północy i Głosków na południu. Aby zapobiec nielegalnemu wyrywaniu sobie wzajemnie kwater w czasie tłumnej elekcji Michała Korybuta Wiśniowieckiego w 1669 roku postanowiono, że stanowisk y gospód, w mieście y po wsiach, z Urzędu Ichmciow PP. Marszałkow naznaczonych, […] aby żaden nie ważył się zastępować, a kto by zastąpił, ma zaraz uprzątnąć; a kto by herb oddarł, albo napis stanowniczego zmazał, jeżeli szlachcic, winą dwóch set grzywien i siedzeniem wieże przez elekcję, a plebeius ucięciem ręki karany być ma [...]. A kto by w dwory, tak duchowne jako i szlacheckie, gwałtownie, bez pozwolenia panów wjechał, powinien z nich ustąpić za pierwszą instancją prawną i winę dwóch set grzywien [...] zapłacić i szkody nagrodzić. Zakazywano na kwaterach nadmiernego spożycia alkoholu i używania ognia do gotowania i oświetlenia. Na wszelki też wypadek nakazywano: czego każdy gospodarz powinien mieć wodę w statkach, osęki, drabiny i inne rzeczy do tego należące: także też i przy kuchniach w rynku postanowionych, aby statki dla niebezpieczeństwa ogniowego zawsze gotowe były: czego Urząd Ichmościów Panów Marszałków przestrzegać ma i w tym nieposłusznych i niedbałych winą czternastu grzywien karać: a kto by statki z wodą i insze potrzeby do tego należące rąbał i psował, taki ma być karany siedzeniem w wieży przez sześć niedziel i nagrodzeniem szkody. W kategoriach bezpieczeństwa pożarowego widzieć należy też nakaz aby: u szynkarzów w domach i piwnicach, ani też w budach, żaden picia żadnego najdalej godziny ósmej w noc na półzegarzu szynkować, ani ognia od tejże godziny zażywać nie ma, pod winą utracenia tego napoju i siedzenia w wieży. Aby zapobiec nadmiernemu windowaniu cen w okresie elekcji postanowiono, by wszelaką żywność, napoje i towary do miasta i stanowisk aby każdemu wozić wolno było, a przekupniowie i przekupki aby na drogi nie zabiegali pod groźbą grzywny w wysokości 14 grzywien.
Szczególnej ochronie podlegało pole elekcyjne, które – wbrew powszechnemu mniemaniu podsycanemu przez krytycznych wobec wolnych elekcji oświeceniowych publicystów i współczesnych historyków – było miejscem dość bezpiecznym. Jak zauważa historyk Jan Dzięgielewski, w czasie dziesięciu wolnych elekcji pomiędzy 1573 a 1674 rokiem na polu zginęły tylko dwie osoby, a przecież niektóre elekcje (np. Zygmunta III Wazy) miały bardzo burzliwy przebieg. Do owego względnego bezpieczeństwa przyczynił się niewątpliwie powtarzany w każdej ustawie konwokacyjnej nakaz: Wszyscy […] którzy na tę elekcję pojadą, mają jechać i tu na miejsce do namowy i zejścia spólnego chodzić okrom zbroje, pancerzów i karacenów i wszelakiej strzelby, to jest: rusznic, hakownic, kuszdrzew, tarcz, oszczepów, a nade wszystko okrom wszelakiej strzelby, gdyż elekcja ma być w pokoju i miłości odprawowana, nie zgiełkiem ani mocą żadną. Rzecz jasna jednak: każdy tylko może mieć zwyczajną broń, z którą chodzić zwykł, to jest: miecze, kordy, szable, koncerze. Na porywczych czekały drakońskie kary wymierzane przez sąd marszałkowski: a kto by broni dobył, wszędzie ma być karan dwudziestą grzywien; a kto by ranił, ma być karan na gardle. (1573) oraz rozruch albo zwadę, na miejscu konsultacjom naznaczonym, przez dobycie tylko broni, albo uderzenie jakiekolwiek kto by zaczął, ma być na gardle karany.. (1669). Jako, że zwady związane są często z alkoholowym upojeniem, ustawodawca groził: aby nikt nie śmiał na ten plac, gdzie namioty rozbite stoją , wozić ku szynku gorzałki, wina, piwa, ani wszelkiego picia. A kto by się tego ważył, ma utracić to co przywiezie (1632). Rozbrojeni i trzeźwi uczestnicy elekcji winni być spokojniejsi.
Nie wolno też było w pobliżu (czyli w odległości 3 mil) pola elekcyjnego stacjonować wojska, czego jednak nie przestrzegano, o czym wiemy choćby z przebiegu burzliwej elekcji Zygmunta III Wazy, podczas której omal nie doszło do bratobójczej walki (wtedy też zginęła jedna z dwóch ofiar jaki współczesny historyk doliczył się w czasie elekcji).
Ustawodawca zadbał też o pewną dyskrecję obrad, choć rzecz jasna, o żadnych zamkniętych posiedzeniach mowy być nie mogło. Tym niemniej ostrzegano by: cudzoziemcy, pacholęta, pacholikowie i inne lekkie osoby, aby się do tego namiotu nie cisnęli, gdzie Ich Mościowie, tak Panowie Rady, jako i rycerstwo zasiadać będą i gdziekolwiek na innym miejscu będąc, aby się spokojnie bez wszelakiego wołania, huczenia, gwizdania zachowali, a zwłaszcza przy słuchaniu posłów panów postronnych [...] A kto by się z takowych niespokojnie zachował, abo nieposłuszny był, gdy mu się laską abo biczem dostanie, aby to Ich Mciow Panow nie obrażało: bo każdy słusznie doma nauczać ma sługę swego jako się między ludźmi zachować ma (1573).
Choć na sejmach elekcyjnych dyskutowano nad problemami Rzeczypospolitej ujawnionymi w czasie zakończonego właśnie panowania i sposobami zaradzenia im na przyszłość, to najważniejszą częścią obrad był wybór nowego monarchy. Jego przebieg drobiazgowo, acz z pewnymi niedomówieniami przedstawiono w konstytucji sejmu konwokacyjnego, który zebrał się w Warszawie w styczniu 1573 roku, krótko przed pierwszą wolną elekcją. Ustawodawcy planowali rozpocząć elekcję w sobotę od solennego postu i modłów. W niedzielę słuchać miano mszy (jak zresztą podczas wszystkich elekcji, w niedziele obrad nie było). W poniedziałek do Rady zasięść Ichmość Panowie mają, ku przesłuchaniu posłów cudzoziemskich. Nie było wiadomo jak długo może potrwać ta procedura i w związku z tym nie oznaczono czasu trwania elekcji. Kiedy już stanie się jasne kto kandyduje do tronu: W każdym województwie starać się mają, jakoby osób mianowanych co do najmniejszej liczby przyjść mogło [...] ich imiona napisane i zapieczętowane być mają. Potem z tymi imiony już zapieczętowanymi ze wszystkich województw, arcybiskup i biskupi, wojewodowie, kasztelani i z tymi osobami naznaczonemi w jedno koło Rady przyjść mają, a tam [...] za zgodą a zezwoleniem wszystkich, przywodząc je do mniejszej liczby i znowu zasię odnieść do województw, starając się, aby na dwu stanąć mogło; a jeśli nie może być, tedy na trzech. [...] A gdzie już zgoda [...] na jednę osobę nie będzie mogła być, a na dwóch stanie albo trzech tedy mają być z Rady i rycerstwa osoby pewne z każdego województwa pilnie a uważnie obrane [...] a którzyby umieli dobrze rozsądzić, co jest najlepszego w Rzeczyspospolitej [...] przez które przyczyny jeden z nich mógłby być godniejszy w Koronie na państwo; które pobudki na piśmie podane, co do wszystkich województw odniesione być mają. […] Tam więc we wszystkich województwach jeśli nań zwolą, tedy na państwo wzięt ma być. A gdzieby [...] na jednego się zgodzić nie mogli, tedy już tę sprawę wiernymi modlitwami Panu Bogu poruczyć, aby on z ręki swej już nam dał króla i pasterza dobrego wedle woli swej; a tak to już na losy puścić, jako tego w apostołach przykład mamy. Ten skomplikowany i niejasny opis pokazuje przede wszystkim, że ustawodawcom zależało by wybór był jednomyślny, a wątpiący zostali ostatecznie przekonani. Wspomniane w ostatnim zdaniu „puszczenie na losy, jako tego przykład w apostołach mamy” nigdy nie miało miejsca.
Począwszy od 1632 roku postanowiono, że sejm elekcyjny winien trwać nie dłużej jak sześć tygodni, a wybór króla ma następować w ostatnim dniu obrad. W praktyce sejmy trwały nieraz dłużej, tyle tylko, że po ogłoszeniu wyboru przez prymasa znaczna część uczestników wyjeżdżała do domów, a pozostali przenosili się do warszawskiego zamku, by tam obradować nad warunkami stawianymi nowemu monarsze, które zostaną zapisane w pacta conventa.
