Ochrona Sygnalistów
Obsługa zgłoszeń naruszeń od Sygnalistów
Informujemy, że w Muzeum Pałacu Króla Jana III w Wilanowie (dalej: Muzeum) została wprowadzona Polityka ochrony sygnalistów określająca procedurę dokonywania zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa z zakresu wskazanego w art. 3 ust. 1 Ustawy z 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów i podejmowania w tym zakresie działań następczych.
Osobami uprawnionymi (Sygnalistami) do dokonywania zgłoszeń są obecni i byli pracownicy lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz Muzeum, w tym praktykanci, stażyści, wolontariusze, kontrahenci i ich pracownicy, jak również osoby, które uczestniczyły w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy z Muzeum.
Informację o naruszeniu można przekazać poprzez zgłoszenie imienne nieposiadające cech anonimowości, zapewniające możliwość identyfikacji Sygnalisty oraz przekazania mu informacji zwrotnej na temat podjętych czynności wyjaśniających dotyczących zgłoszonego naruszenia.
Sposoby przyjmowania zgłoszeń:
- korespondencyjnie pocztą tradycyjną na adres skrytki pocztowej Muzeum: skrytka pocztowa nr 28 w Urzędzie Pocztowym Warszawa 76, 02-919 Warszawa, ul. Burgaska 2/4.
- podczas bezpośredniego spotkania z Pełnomocnikiem ds. zgłoszeń w Muzeum lub inną upoważnioną osobą, po wcześniejszym umówieniu się telefonicznie na nr: 22 544 28 68 lub 22 544 27 07.
- Bezpośrednie spotkanie będzie zorganizowane w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku od Sygnalisty. W takim przypadku za zgodą Sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie nagrania rozmowy lub protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg.
Zgłoszenie powinno zawierać:
- wskazanie, na czym polega zidentyfikowane naruszenie oraz datę jego wystąpienia;
- wyczerpujące uzasadnienie zidentyfikowanego naruszenia;
- wskazanie osoby, której dotyczy naruszenie oraz innych osób trzecich będących świadkami naruszenia;
- w przypadku zgłoszeń, nieposiadających cech anonimowości - imię i nazwisko Sygnalisty oraz dane do kontaktu.
Sygnalista jest informowany o przyjęciu zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania na dane kontaktowe podane w zgłoszeniu.
Ochrona sygnalisty:
- Sygnaliście przysługuje pełna ochrona przed działaniami represyjnymi, dyskryminacją, mobbingiem oraz innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania czy działaniami odwetowymi w związku z dokonanym zgłoszeniem.
- Muzeum gwarantuje i zapewnia Sygnaliście, że procedura oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości Sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
Materiały do pobrania:
Informacja na temat przetwarzania danych osobowych w związku z przyjmowaniem
i rozpatrywaniem zgłoszenia naruszenia
- Administratorem danych osobowych osób zgłaszających naruszenie oraz osób objętych zgłoszeniem jest Muzeum Pałacu Króla Jana III w Wilanowie z siedzibą: ul. Stanisława Kostki Potockiego 10/16, 02-958 Warszawa. Z Muzeum można się skontaktować poprzez adres e-mail: odo@muzeum-wilanow.pl lub pisemnie na adres siedziby wskazany powyżej.
- W Muzeum został wyznaczony inspektor ochrony danych, z którym można się skontaktować poprzez e-mail: iod@muzeum-wilanow.pl we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.
- Zebrane dane będą przetwarzane w celu przyjęcia oraz wyjaśnienia zgłoszenia naruszenia prawa lub naruszenia obowiązujących w Muzeum regulacji wewnętrznych oraz ewentualnego dochodzenia roszczeń związanych ze stwierdzonym naruszeniem.
- Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych, wynikającą z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (zwanego dalej RODO), zawartych w zgłoszeniu naruszenia jest:
a. wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Muzeum zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. g RODO, związanych z realizacją przepisów Ustawy o ochronie sygnalistów;
b. obsługa ewentualnych roszczeń w odniesieniu do art. 9 ust. 2 lit. f RODO oraz do prawnie uzasadnionego interesu Muzeum, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
c. zgoda, o której mowa w art. 6 ust. 1 lit. a RODO – w przypadku gdy osoba składająca zgłoszenie (sygnalista) wyrazi zgodę na ujawnienie jej danych osobowych osobom, których dotyczy zgłoszenie. - W uzasadnionych przypadkach, dane mogą zostać przekazane podmiotom uprawnionym z mocy prawa. Ponadto, dane mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie Muzeum m.in. podmiotom obsługującym systemy informatyczne służące do realizacji celów wymienionych powyżej, świadczącym usługi archiwizacyjne, serwisowe, doradcom prawnym i audytorom przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z Muzeum i wyłącznie zgodnie jego poleceniami.
- Dane osobowe dotyczące przyjętych i zarejestrowanych zgłoszeń będą przechowywane przez okres 3 lat od momentu zakończenia postępowania wyjaśniającego lub do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikającego z przepisów prawa.
- Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo: dostępu do treści swoich danych oraz otrzymania ich kopii, sprostowania (poprawiania) danych, usunięcia oraz ograniczenia ich przetwarzania, jak również wyrażenia sprzeciwu, w sytuacji przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, o którym mowa w pkt 4 lit. b. W przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych przez sygnalistę, o której mowa w pkt 4 lit. c, ma on prawo do jej wycofania w każdej chwili. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność przetwarzania danych przed jej wycofaniem.
- W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Muzeum lub Inspektorem ochrony danych (dane kontaktowe podane w pkt 1 i 2 powyżej).
- Każdej osobie przysługuje również prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza obowiązujące przepisy o ochronie danych osobowych.
- Podanie danych osobowych jest dobrowolne. Brak podania danych osobowych na formularzu zgłoszenia, będzie skutkować brakiem możliwości dalszego rozpatrzenia dokonanego zgłoszenia naruszenia. W przypadku niepodania w zgłoszeniu danych do kontaktu nie będą przesyłane do Sygnalisty potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia naruszenia oraz informacja zwrotna o podjętych działaniach następczych.
2024-09-24
